Contact Informatie

“Project moet flexibel inspelen op de veranderingen in belangen bij stakeholders”

ingrid-de-jongSteeds vaker krijgen projectleiders te maken met projecten die verschillende belangen moeten dienen. Nu is dat misschien altijd al geweest, maar er is een verschil. Vroeger werden projecten zoveel mogelijk beschermd tegen de buitenwereld met al haar belangen. We spraken van ‘projecten in een gecontroleerde omgeving’ en er was altijd maar één opdrachtgever. Dit gaat, zeker in het publieke domein, niet meer op. Projecten worden vaak uitgevoerd in samenwerking met organisaties. De opgaven zijn tegenwoordig te groot en te complex om dat als organisatie alleen op te lossen. Dit klinkt logisch, maar hoe doe je dat nu; het leiden van projecten voor meerdere organisaties en belangen? Een goed voorbeeld zijn de projecten die Cubiss, een provinciale organisatie die bibliotheken ondersteunt, uitvoert. Bij veel van die projecten zijn niet alleen bibliotheken, maar bijvoorbeeld ook onderwijsorganisaties betrokken. Ingrid de Jong, projectleider Mediawijsheid, legt uit hoe dat in de praktijk werkt.

Waar gaat het project over?

“Provincie Noord-Brabant is van mening dat veel jongeren nog onvoldoende mediawijs zijn en heeft de ambitie om elke Brabander mediawijs te maken. Onze samenleving wordt onder invloed van media en technologie steeds complexer. Met elke telefoon die we in onze zak hebben, hebben we toegang tot meer informatie dan ooit te voren. Maar hoe stimuleren we de ontwikkeling van jongeren op het gebied van kennis, vaardigheden en houding ten opzichte van deze (moderne) media? Het onderwijs zou een grote rol moeten spelen in het mediawijs maken van jongeren. Maar op scholen is er vaak te weinig aandacht voor dit onderwerp. Ons project moet de komende vier jaar ervoor zorgen dat scholen structureel aandacht krijgen voor mediawijsheid.”

Met welke partijen heb je te maken?

“De belangrijkste stakeholders zijn de provincie Noord-Brabant als opdrachtgever, onderwijsinstellingen en bibliotheken. Daarnaast heb ik te maken met andere projecten van Cubiss die het project raken. Die stakeholders hebben ergens allemaal hetzelfde belang in het afleveren van zelfredzame burgers. Veel docenten hebben echter het gevoel dat het onderwijs een vergaarbak is van belangrijke maatschappelijke taken. Er is vaak onvoldoende kennis, maar er is ook onwetendheid over dit thema. Men is zich niet altijd bewust van wat het is, waar het over gaat en wat je eraan moet doen.”

“Daarnaast is de ‘lijn’, van Cubiss naar bibliotheken naar onderwijs, veranderd in een driehoeksverhouding Cubiss, bibliotheken en onderwijs. Cubiss heeft een provinciale opdracht en komt daardoor niet direct in conflict met waar bibliotheken vanuit hun lokale rol mee bezig zijn. Cubiss en de bibliotheken kunnen elkaar juist heel goed versterken in hun verschillende rollen, maar de nieuwe driehoeksverhouding is soms erg wennen. De bibliotheken zien het soms alsof Cubiss intervenieert in hun lokale activiteiten. De uitdaging zit hem erin om de bibliotheken mee te nemen in de opdracht van de provincie.”

Hoe organiseer je de belangen?

“Goede communicatie en dan met name persoonlijke benadering is essentieel. Ik heb veel contact met bibliotheken, telefonisch of live. Daarbij is het van belang om niet alleen de directeuren te spreken, maar ook de specialisten van de bibliotheken. Het is niet gezegd dat als je een vertegenwoordiger van een bibliotheek hebt gesproken, de hele organisatie op de hoogte is. Verder is er een klankbordgroep verbonden aan dit project. Hierin zitten vertegenwoordigers van de bibliotheken, maar ook van de onderwijsinstellingen. Ook met die laatste groep heb ik veel contact; van docenten tot directeuren en besturen. Centraal in die contacten staat het gezamenlijke doel. Het is steeds onderzoeken hoe de verschillende belangen aansluiten bij dat doel. Daarvoor moet je de belangen kennen en dat betekent dus veel informatie ophalen en delen. Dit doe ik niet alleen, ook de projectgroepleden hebben allemaal de focus dat communicatie met de belangrijkste stakeholders essentieel is voor het succes van het project.”

Wat levert dat op?

“Het belangrijkste voordeel van deze benadering is dat alle stakeholders zich eigenaar voelen. De ervaring leert hoe groter het eigenaarschap, des ter meer het project voor elkaar krijgt.”

Waar loop je tegenaan?

“Er ontstaan wel eens spanningen door tegengestelde belangen. Dan moet je je vooral niet gek laten maken. De hulp van de programmamanager, die een belangrijke rol speelt in het bij elkaar houden van alle partijen, is hierbij van belang.”

Heb je tips?

“Veel praten, maar ook dingen doen. Het is goed om aan de slag te gaan, maar je moet dan wel open staan voor wijzigingen. Je moet als project flexibel in kunnen spelen op de veranderingen in belangen bij de stakeholders. Als je kost wat kost blijft vasthouden aan het oorspronkelijke plan, verlies je het draagvlak bij de stakeholders (de eigenaars) en dat is funest voor elk project.”