Contact Informatie

‘PMC 3.0’ of Projectmanagement met Creatiemacht?

Als projectleider deed ik maar wat. Ik had geen boek gelezen en geen cursus gevolgd, ik volgde mijn gevoel en dat ging in veel gevallen goed. Toch liep ik, naarmate de projecten complexer werden, ook regelmatig tegen muren op. Toen ik in 2008 als trainer projectmanagement begon, leerde ik Projectmatig creëren (PMC) kennen. Ik had het grote geluk samen te werken met de twee schrijvers van PMC 2.0 (Jo Bos en Ernst Harting). In korte tijd maakte ik me de theorie eigen en ik begreep beter waarom projecten bij mij soms uit de hand liepen. Enthousiast geworden verdiepte ik me ook maar meteen in Prince2, PMBok en Projectmatig Werken. Ik moest toch erkennen dat ik het meeste had met PMC.

Wat ik toen en nog steeds een van de sterkste punten van PMC vind, is de Creatielemniscaatcreatielemniscaat. Het laat zien dat er aan elk project vier verschillende kanten zitten; de ‘Het’-, ‘Wij’-, ‘Zij’- en ‘Ik’-kant. Een project is veel meer dan een goede planning, milestones, businesscases en andere instrumenten (Het-kant). De samenwerking binnen het team (Wij-kant), de wensen van de opdrachtgever of de belangen van de omgeving (Zij-kant) zijn minstens zo belangrijk. Evenals het commitment van de betrokkenen (Ik-kant). Goed projectmanagement is aandacht hebben voor alle kanten en weten wanneer je in welke kant energie moet stoppen.

Tijden veranderen

Bijna tien jaar later ben ik nog steeds een adept van Projectmatig Creëren. De laatste jaren word ik steeds vaker geconfronteerd met vragen van projectleiders die ik niet meer kan beantwoorden met de theorie van PMC. Ook andere methoden als Prince2, PMBOK of Projectmatig Werken hebben de antwoorden niet. Dat is ook niet zo gek. De meeste methoden vinden hun oorsprong in de jaren 80 en 90. Er zijn daarna wel nieuwe versies geschreven – PMC 2.0 stamt uit 2006 -, maar dat is ruim tien jaar geleden.

Neem even een minuut de tijd en laat de revue passeren wat er het afgelopen decennium allemaal veranderd is. Ik geef een tip: in 2006 hadden we nog niet van Twitter gehoord. De enige serieuze vernieuwing op het gebied van projectmanagement is de ontwikkeling van Agile-methoden als Scrum. Hoewel ik weet dat deze methode ook voor andere projecten wordt gebruikt, blijft het nog vooral een ICT-ding. Er is de behoefte aan vernieuwing.

Hans Licht en ik hebben anderhalf jaar geleden een eerste stap gezet met ons boek Projectmanagement met Creatiemacht (PmCm). Met PMC als basis zijn we op zoek gegaan naar antwoorden voor projectmanagementvragen van deze tijd. Jo Bos (auteur van PMC 2.0) noemde het ‘een passende stap in de ontwikkeling van het gedachtengoed over projectmanagement’. Ik denk dat een van onze belangrijkste vernieuwingen concept van ‘het opdrachtgevend systeem’ is.

Het opdrachtgevend systeem

Ik hoor het mezelf jaren lang zeggen tegen projectleiders: ‘Gij zult slechts één opdrachtgever hebben’. Daarbij tekende ik een 1OGfiguur waarin opdrachtgever en projectleider gescheiden werden door een dikke muur met een smalle doorgang, zodat er net genoeg ruimte was om te communiceren. Door alle andere communicatielijnen tussen managers of bestuurders (boven de ‘muur’) en projectgroepleden (onder de ‘muur’) zette ik dan een groot rood kruis. Dat was verboden. Een lid van de projectgroep dat benaderd werd door een wethouder over het project moest die wethouder er geduldig op wijzen dat, als hij iets wilde van het project, hij het via de opdrachtgever moest spelen. Een prachtig, maar nogal simpel wereldbeeld. Toen al riepen projectleiders dat deze werkelijkheid misschien gewenst was, maar zeker niet de alledaagse praktijk zoals zij die kenden. Inmiddels geloof ik ook niet meer in het concept. Bij elk project zijn er meerdere stakeholders die zich willen bemoeien met het project, omdat het hun belangen raakt. Het blijven vasthouden aan het principe dat deze stakeholders zich maar moeten vervoegen bij de formele opdrachtgever, is het organiseren van je eigen weerstand. Meestal heb je diezelfde stakeholders keihard nodig om het project te laten slagen en het feit dat ze zich er tegenaan willen bemoeien, kun je beter zien als kans. Daarnaast hebben we steeds meer te maken met projecten die in samenwerking tussen partijen opgepakt worden. Zo ben ik op dit moment betrokken bij een project waarbij de provincie Gelderland, Staatbosbeheer, twee gemeenten, het LTO en Waterschap Rijn en IJssel samen een gebied moeten ontwikkelen. Alle partijen willen gelijkwaardig samenwerken. Wie wordt dan de opdrachtgever?

In Projectmanagement met Creatiemacht beschrijven we het concept van het opdrachtgevend systeem. Hierin zitten alle OGSstakeholders die formeel of feitelijk iets te zeggen hebben over het project. Dus naast de ambtelijk opdrachtgever, ook de wethouder of collegelid of het afdelingshoofd dat veel medewerkers levert voor de uitvoering van het project. Dit opdrachtgevend systeem is eigenaar van het project en dat betekent dat zij het eens moeten worden over de visie van het project. Die visie verwoordt de belangen van de verschillende stakeholders. Daarnaast spreekt men binnen het opdrachtgevend systeem af wat de bijdrage zal zijn van elke stakeholder. Dit kan zijn in financiën, inzet van mensen of andere middelen. Belangrijk hierbij is dat er evenwicht is in wat de leden inbrengen en terugkrijgen. De projectleider heeft een belangrijke taak in het organiseren en faciliteren van dit opdrachtgevend systeem. Echter, het is aan de leden van het opdrachtgevend systeem zelf om te bepalen wie er toe behoort en wie niet. Bij grote groepen kan er voor gekozen worden om te werken met een stuurgroep waarin de belangrijkste stakeholders vertegenwoordigd zijn. Tijdens de uitvoering van het project houdt de projectleider het opdrachtgevend systeem op de hoogte. Maar bovenal heeft de projectleider een belangrijke taak in het gezond houden van het systeem. Dit houdt in dat hij of zij regelmatig interventies moet plegen om alle kikkers in de kruiwagen te houden. Dit is een tijdrovende taak. Bij complexe projecten ben je toch al snel 80% van je tijd kwijt in het regisseren van het opdrachtgevend systeem.

Projectmatig creëren of Projectmanagement met Creatiemacht?

Projectmatig creëren blijft voor mij nog steeds de basis, maar er is wel vernieuwing nodig. Met Projectmanagement met Creatiemacht hebben we PMC in een modern jasje gestoken. In dit artikel heb ik het ‘opdrachtgevend systeem’ beschreven als een van de elementen die vernieuwing brengt aan PMC. Dit aspect bevindt zich aan de ‘Zij’-kant van de creatielemniscaat. Ook op de andere kanten brengt PmCm vernieuwing. In de komende edities van Pionieren zullen we hier aandacht aan besteden.

Robertjan Uijl