Contact Informatie

Projectmanagement; waar zit de balans?

In balansTwee keer per jaar organiseert Organisatieregie de training ‘Projectmanagement met Creatiemacht’. Om deze training aangesloten te houden op de praktijk kruipen we graag dicht tegen de projectleiders aan. Dit keer had Machteld Licht een gesprek met Kristel Rijpert en Anne-Mette Jurgens, projectleiders bij de Gemeente Leidschendam-Voorburg.

De gemeente Leidschendam-Voorburg werkt met een interne marktplaats, zo kunnen projectleiders zich inschrijven op onderwerpen die hun aanspreken. Kristel en Anne-Mette houden zich met diverse projecten bezig, er komen onderwerpen voorbij als integriteit, marktconsultatie van het crematorium, bedrijfsvoering in de omgevingswet en fietspaden en groenzones. Het spreekt hen aan om met afwisselende projecten bezig te zijn. Anne-Mette: “Ik vind het leuk dat de gemeente mij in de gelegenheid stelt allerlei soorten projecten op te pakken. Hierdoor kan ik experimenteren en word ik breed inzetbaar.”

Inhoud en proces, vertrouwen en controle

Tijdens het gesprek constateren we al snel dat projectmanagement een vak is, waarin je nooit uitgeleerd bent. Zo blijft de balans tussen inhoud en proces een uitdaging. Anne-Mette noemt een voorbeeld waarbij zij financiële gegevens aan het verzamelen was voor één van haar projecten. ”Tijdens een gesprek met collega’s werd ik geconfronteerd met een inhoudelijke onderbouwing die ik niet meteen kon volgen. Ik stelde mezelf toen de vraag of deze onderbouwing relevant was om te begrijpen. Soms is dat namelijk niet het geval. Je moet ook kunnen vertrouwen op de inhoudelijke kennis van de ander.”

Als projectmanager is het essentieel dat je een basis van vertrouwen creëert. Dit betekent niet dat je mensen niet mag controleren. Uiteindelijk gaat het erom dat de resultaten gehaald worden. Je bouwt aan een persoonlijke relatie, maar je moet ook in staat zijn mensen zakelijk aan te spreken. Anne-Mette: “Ik wil graag mensen meenemen, een goede sfeer creëren en mensen vertrouwen. Tegelijkertijd is het niet zo dat als je éénmaal iets afspreekt, mensen altijd als vanzelf de afspraken nakomen. Het vraagt een actieve rol van de projectleider om de voortgang te bewaken.”

Alle keuzes hebben consequenties

Soms ontstaat de situatie dat middelen en mensen toegezegd worden, terwijl deze in de praktijk nog niet beschikbaar zijn. Kristel geeft aan dat ze in principe niet start met het project, zolang dit niet geregeld is. “In de weerbarstige praktijk blijkt dat alle partijen graag aan de slag willen en dat er door tijdsdruk gewoon gestart wordt. Dan moet je een keuze maken: ga ik onder de gegeven omstandigheden al aan de slag, erop vertrouwend dat de randvoorwaarden ingevuld worden? Of houd ik voet bij stuk en start ik pas wanneer alles geregeld is, wetende dat het gehele project qua tijdsplanning onder druk komt te staan?”

Kennis

Wat hadden jullie graag willen weten voordat je aan je huidige project begon? Anne-Mette: ”Mijn projectbegroting bestaat uit verschillende budgetten die bij verschillende collega’s belegd zijn. Ik nam aan dat het één totaal projectbudget was. Nu blijkt dat het per onderdeel is vastgelegd en dat ik niet kan schuiven tussen de onderdelen. Een goede les voor het volgende project is om hier vooraf meer duidelijkheid over te hebben.”

”Als projectleider kan je niet altijd alles van te voren overzien, vooral wanneer je een bestaand project overneemt,” zegt Kristel. “Desondanks kun je wel aangesproken worden. Het gaat er dan om hoe je er mee omgaat.”

“Jij bent de projectleider”

Er wordt vaak gezegd ‘jij bent de projectleider, jij bent ervan…’. Anne-Mette: “Dat gedachtegoed probeer ik te voorkomen. Ik wil het samen doen, een gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid creëren. Maar soms zien collega’s zichzelf meer als adviseur. Hun vertrekpunt is dan, ‘ik geef advies en jij als projectleider moet er iets mee doen’. En soms is dat ook logisch. Het gaat om een balans tussen betrokkenheid en eigenaarschap“.

Kristel: “Voor de meeste teamleden is het project slechts een stukje van hun takenpakket. Ze zien het als jouw kindje, ze willen wel helpen, maar de bevalling moet je toch zelf doen!”

Succesvol werken

Het samen met de mensen zoeken naar meer helderheid over de opgave draagt bij aan succesvol werken. “Ik heb actief gekeken naar de persoonlijke drijfveren van de mensen in het project,” geeft Anne-Mette aan. “Daar worden mensen vrolijk van, er ontstaat energie op de opgave. Het werkt prettig als mensen graag aan het project werken.”

Daarnaast komt ook zichtbaarheid van het project als belangrijke succesfactor naar voren. Laat de mensen weten wat er speelt, zodat ze ook weten wat ze kunnen verwachten. Zo heeft Kristel onlangs trainingen georganiseerd over het onderwerp integriteit. Anne-Mette vult aan: “Het is prettig voor de deelnemers om het onderwerp in een training af te kunnen pellen. Daar wordt goed op gereageerd en het helpt om de inhoud te ontvangen.”

Uiteraard gaat het ook wel eens wat minder goed. Anne-Mette: “Laatst ging ik tijdens een bijeenkomst iets te doelgericht aan het werk en nam ik te weinig tijd voor het voorstelrondje. Toen bleek toch wel behoefte te zijn aan een uitgebreidere toelichting op de eigen rol in de organisatie. Dat is natuurlijk ook creatiemacht, even de tijd nemen om persoonlijk kennis te maken in de groep.”

Advies voor nieuwe projectleiders

Beide projectleiders hebben advies voor nieuwe projectleiders. Kristel: “Zoek een sparringpartner, een senior projectleider van wie je veel kunt leren. Uiteindelijk wil de opdrachtgever gewoon weten of je de klus kunt klaren. Het is dan prettig als je een ervaren projectleider naast je hebt die jou kan coachen.” Anne-Mette vult aan: “Ga op training! De training Projectmanagement met Creatiemacht is praktisch, deze biedt een goede balans tussen theorie en praktijk. De stof wordt prettig en handzaam overgebracht. Het geeft handvatten hoe je een project kunt aanpakken, wat daarbij komt kijken. Maar ook inzicht in de rollen en verantwoordelijkheden die je tegen komt in een project. Zeker een aanrader.”

Verslag door Machteld Licht